コピー機の「トナー交換」って？意外と簡単な交換の流れを初心者向けに解説

2025年5月7日

「○○さん、コピー機のトナー交換、お願いできる？」そんな風に声をかけられて、内心「えっ、自分にできるかな…」と不安になったことはありませんか？コピー機の液晶に突然「トナー交換」と表示されると、一瞬フリーズしてしまう人も多いはず。だけど大丈夫。トナー交換は、事前にちょっとだけ予習しておけば誰でも落ち着いて対応できる作業です。この記事では、「トナー交換とは何か？」という基本から、交換の手順、よくある注意点まで、やさしく解説していきます。

トナー交換とは？初めてでもわかる基本の「キ」

まず、コピー機やレーザープリンターで印刷に使う「トナー」とは、色のついた“粉”のことです。この粉を使って、紙に文字や画像を写し出すのがトナーの役割です。

「トナーって実際どれのこと？」と思う方もいるかもしれません。トナーは約30〜40cmくらいの細長い筒状や箱型のパーツで、この中に粉が詰まっています。新品の状態では、メーカー名や対応機種、色（ブラック・シアン・マゼンタ・イエローなど）が書かれた箱に、1つずつ梱包されていることが一般的です。

オフィスでは、予備のトナーがコピー機のそばの棚やキャビネット、文房具や用紙と同じ場所にまとめて保管されていることが多く、「トナー在庫」「予備トナー」などのラベルが貼られている場合もあります。

そして、「トナー交換」とは、トナーの残量が少なくなったり空になったときに、コピー機から古いトナーを取り出し、新しいトナーに取り替える、日常的な作業のことです。トナー交換を怠ると印刷が薄くなったり、印刷自体ができなくなったりするため、必要に応じて速やかに交換することが大切です。

トナーの交換手順（一般的な流れ）

1. 新しいトナーを準備する

交換するトナーは、会社であらかじめ用意されているもの（通常は純正品）を使用します。トナーは密封された状態で保管されているため、使用直前に開封しましょう。開封後はホコリや湿気に弱いため、なるべく早めに交換作業を行うことが望ましいです。

2. コピー機のカバーを開ける

「トナー」と表示されたカバー部分を開きます。位置は機種によって異なりますが、正面または側面にあることが多いです。液晶画面に操作案内が表示される場合は、それに従って作業を進めましょう。

3. 古いトナーを取り出す

使用済みのトナーをゆっくりと引き抜きます。無理な力を加えると、内部のトナーパウダーが飛び散ることがあるため、慎重に扱いましょう。

4. 新しいトナーを装着する

軽くトナーを左右に数回振って（中の粉を均一にするため）、本体に装着します。向きを確認し、奥までしっかり差し込みましょう。「カチッ」と音がする場合もあります。

5. カバーを閉める

トナーが正しく装着できたら、カバーを元に戻します。機種によっては「交換完了」や「認識しました」といったメッセージが表示されることがあります。

6. 使用済みトナーの一時保管

使用済みトナーは、新しいトナーが入っていた袋に入れて保管しておくと安心です。後でまとめて処分したり、メーカーや業者に回収してもらう際に便利です。トナーには粉が残っていることもあるため、むき出しのまま放置しないようにしましょう。

7. 動作確認を行う

最後に、試しにコピーや印刷を1枚行い、正常に印刷されるかを確認します。印刷に問題がなければ、トナー交換は完了です。

【重要】トナー交換時の注意点と失敗あるある

トナー交換は「知っていれば防げるミス」が多い作業です。ここではよくある失敗例と、それを防ぐための注意点をご紹介します。

よくある失敗例

トナーの封を開けずに装着してしまう
トナーにはパウダーが漏れないよう封がされており、これを外さずに装着すると印刷ができません。
→ 装着前に「保護シール」や「フタ」があるか必ず確認しましょう。
トナーを振りすぎて粉が漏れる
トナーを均一にするため軽く振るのは有効ですが、激しく振ると中身が漏れてしまうことがあります。
→ 3～4回、ゆっくり左右に振る程度でOKです。
装着が甘く、機械に認識されない
奥までしっかり差し込めていないと、「トナーが装着されていません」というエラーが表示されることがあります。
→ 装着時は「カチッ」という感触があるか確認してください。
使用済みトナーをそのまま放置
古いトナーを机の上などにそのまま置いておくと、粉が漏れて周囲が汚れることがあります。
→ 新しいトナーが入っていた袋に入れて、回収まで一時保管しましょう。

安全・確実にトナーを交換するためのポイント

手袋を着用するのもおすすめ：トナー粉が手につくのを防ぎます。特に白い服を着ているときは注意。
交換中はゆっくり・丁寧に作業する：焦らず、ひとつずつ確認しながら作業しましょう。
機種ごとのマニュアルは事前にチェック：社内にマニュアルがある場合は、念のため目を通しておくと安心です。
警告が出てすぐ交換しなくてもOKなこともある：残量が少ないと表示されても、すぐに印刷できなくなるわけではありません。予備を用意しつつ、印刷状況に応じて交換するタイミングを判断しましょう。

まとめ：予習しておけば大丈夫！落ち着いて対応しよう

トナー交換は、最初は少し戸惑うかもしれませんが、手順と注意点をあらかじめ知っておけば、決して難しい作業ではありません。この記事では、「トナー交換とは何か？」という基本から、残量確認の方法、交換の具体的な流れ、そして実際によくある失敗例や注意点までをご紹介しました。いざという時に慌てず対応できるよう、この記事で紹介したポイントを押さえておくだけでも、実際の現場での安心感はぐっと高まります。

トナー交換は一度経験してしまえば、次からはきっとスムーズにできるようになります。日々の業務を止めないためにも、確実なトナー管理の第一歩として、今回の内容をぜひ役立ててみてください。

補足：トナー交換のよくある質問（Q&A）

Q1. トナーを交換したのに、「交換してください」の表示が消えません

A. トナーが正しく装着されていない、または機械が認識していない可能性があります。トナーをいったん取り外し、もう一度しっかりと奥まで差し込んでください。プリンター本体のエラー表示も確認し、それでも解消しない場合は、トナーの型番や残量を再確認し、必要であればマニュアルやサポート窓口に問い合わせましょう。

Q2. トナーはどのくらい保管できますか？

A. トナーは長期保存が可能ですが、直射日光・高温多湿を避けた場所での保管が必要です。未開封の状態であれば、通常2〜3年は使用可能とされますが、詳しくはパッケージやメーカーの案内を確認しましょう。詳しくは別記事でご紹介していますので、そちらをご参照ください。

Q3. 交換前にトナーを振るって、本当に必要なんですか？

A. はい、軽く振ることで内部のトナーパウダーが均一になり、印刷ムラを防ぐ効果があります。ただし、振りすぎたり、強く振ったりすると粉漏れの原因になりますので、「水平にゆっくり3〜4回振る」程度で十分です。

Q4. 互換トナーってどうなんでしょうか？

A. 互換トナーとは、メーカー純正ではないけれど、同じ型番に対応したサードパーティー製のトナーです。コスト面では魅力がありますが、機械との相性や印刷品質、保証の面で注意が必要です。詳しくは今後、別記事「互換トナーとは？メリットとデメリットを詳しく解説」でご紹介しますので、興味がある方はぜひそちらをご覧ください。